パソコンのトラブル解決なら岡山で1番の会社を経営していたIT経営コンサルタントの川上です。
IT経営の状況をチェックする6つのカテゴリ、4つ目は『業務ソフトの活用』です。
業務ソフトを導入することで手間やミスを減らす（＝コスト削減）ことができます。うまく活用すれば、経営計画や営業計画に活かすこともでき、さらなる業務改善へと繋がります。
つまり、業務ソフトの導入はIT経営の第一歩と言えます。
- 業務ソフトは導入していますか？
- 業務ソフトのOS対応、法令対応は大丈夫ですか？
- 業務ソフトの製品寿命を意識した運用を行っていますか？
業務ソフトも、市販の業務ソフト(弥生会計や会計王など)はもちろん、ソフトハウスやベンダーに頼んで作ってもらったオリジナルのソフトやシステムもあります。
起業当初であればExcelで作ったリストや帳票でも良いのですが、営業規模が大きくなってきたら、あるいは早期に会社を大きくしたいと思ったら、早めに業務ソフトの導入を検討するべきです。
私の経験やお客様から相談を受けた経験から言うと、業務内容にも拠りますが、一般に月の取引件数が100件を超えるとExcelでの管理は難しくなります。
顧客情報の管理も、Excelであれば300件を超えるとかなり難しくなります。取引履歴なども同時に管理しようと思ったら100件でも厳しいかもしれません。
個人事業で取引先は数社だけ、と言うのであればExcelで十分かもしれませんが、そうでなければ早い段階で業務ソフトを導入して慣れておいた方がお勧めです。
ちなみに、業務ソフトと一口に言っても、
- 会計(経理)ソフト
- 販売管理ソフト
- 顧客管理ソフト
- グループウェア（情報共有）
- SFA（営業支援）
- CRM（顧客関係管理）
など、すぐに思い付くだけでも多くの種類があります。
業種や企業によっては、役所や元請け企業が指定する独自の業務ソフトが必要な場合もあります。
役所や元請け企業が指定する独自の業務ソフトの場合は選択の幅がない場合もありますが、上記のような一般的な業務ソフトであれば、色々な会社がパッケージソフトを販売しています。
機能や予算、使い勝手などを検討し、自社に最適なソフトを選択することができます。
もちろん、業務内容や仕事(作業)量によっては、あえて業務ソフトを使わずExcelや手書き伝票で処理すると言う選択肢もあるかもしれません。
ちなみに、弊社では基本的にパッケージソフト(市販の業務ソフト)の導入をお勧めしています。
市販ソフトをお勧めする理由はいくつかありますが、パッケージソフトの多くは、色々な企業の業務フローを元に一般化し最適化して作られています。建設関連や介護業界など、一般の業種と大きく異なる業務フローになる業種には、通常その業種に特化したパッケージが売られています。
いわば、市販の業務ソフトは他社の業務ノウハウがそのまま形になったソフトと言えます。
つまり、起業したてで本業以外の業務の流れがイマイチよくわからない、副業レベルの週末起業からちゃんとした本業として企業活動を行いたい、と言った場合にはパッケージソフトを活用することでいち早く最適な業務フローを手に入れることができるのです。
また、パッケージソフト(市販の業務ソフト)を導入することで、自社の業務フローにあわせてオーダーメイドでソフトやシステムを開発する場合に比べて、安くかつ早く導入することが可能です。
オーダーメイドのシステムでは、OSのバージョンアップや法令変更のたびにプログラムの改修が必要になり、かなりの予算と時間が掛ってしまいますが、パッケージソフトであれば、同じソフトの新しいバージョンにバージョンアップすることで比較的安く手軽に対応することができます。
すべての場合にパッケージソフト(市販の業務ソフト)が良いと言うわけではありませんが、30人未満の会社であればパッケージソフト(市販の業務ソフト)で事足りることがほとんどだと思います。
最近ではクラウドを利用したSaaS形式（昔でいうASPに似た形式）でソフトの提供を行うサービスも増えてきました。
業務ソフトを導入していない、あるいは導入はしているけどうまく活用できてないと感じている場合は、見直しや検討を行ってみるもの良いかもしれません。
